PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO

Hạn chế tối đa, kiểm soát tối ưu lượng hàng tồn đọng …

Giới thiệu

Phần mềm quản lý kho hạn chế tối đa nguy cơ thất thoát hàng, kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho, tồn đọng, duy trì khối lượng hàng ổn định giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tối ưu giải quyết số lượng hàng hóa tồn kho một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Để có một có một quản lý tốt nhất về số lượng hàng hóa chúng tôi sẽ đưa ra các giải pháp phần mềm cho bạn, trong đó có phần mềm quản lý kho mà các bạn cần tham khảo. Phần mềm quản lý tồn kho là đặc trưng trong bài này.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho là gì?

Duy trì số lượng tồn kho hợp lý trong ngành kinh doanh bán lẻ các sản phẩm hữu hình là điều tối quan trọng. Đặt mua hàng hóa quá nhiều dẫn đến hàng hóa bị dư thừa, làm tăng chi phí quản lý hàng tồn, trong khi đặt hàng quá ít (hoặc sai) có thể dẫn đến thất thu, đánh mất khách hàng hay thời gian sản xuất quý báu.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho được thiết kế để tối ưu hóa quá trình đặt mua hàng hóa, lưu trữ và theo dõi hàng tồn kho, và vì vậy các rủi ro nêu trên sẽ không xảy ra. Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của bạn, phần mềm sẽ cho phép bạn xác định ngay lập tức số dư hàng tồn trong kho, theo dõi các mặt hàng dự trữ, sắp xếp các mặt hàng theo chủng loại hay khác loại, tự động ghi lại theo dõi các giao dịch xuất nhập kho, quản lý thành phẩm/bán thành phẩm, quản lý nguyên liệu, quản lý thất thoát và nhiều tính năng khác…

Những doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp thường hoạt động ở các ngành nghề như bán lẻ, phân phối, sản xuất và xây dựng…

Các tính năng phần mềm quản lý kho hàng

Tính năng Mô tả
Phân loại sản phẩm Nhiều doanh nghiệp phải theo dõi, kiểm kê hàng tồn kho cho hàng chục hoặc hàng trăm sản phẩm rất giống nhau về chủng loại nhưng khác biệt về quy cách, và họ cần một giải pháp quản lý các biến thể hàng hóa này một cách dễ dàng. Ví dụ, một đơn vị sản xuất muốn có công cụ phân biệt và quản lý hàng trăm loại ốc vít khác nhau; một cửa hàng thời trang muốn kiểm soát hàng tồn của một loại quần jean nhưng có nhiều kích cỡ (size số) và màu sắc khác nhau; hay một siêu thị điện máy muốn quản lý hàng tồn kho cho nhiều model điều hòa với các mã số serie khác nhau… Đây là một tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Bill of Materials Còn được gọi là định lượng nguyên liệu hoặc công thức chế biến (ngành công nghiệp chế biến), hay công thức lắp ráp (sản xuất lắp ráp các sản phẩm rời rạc)… BoM là danh sách các bán thành phẩm (nguyên vật liệu, linh kiện, thành phần…) cần thiết để cấu thành nên thành phẩm. Định dạng của BOM thường được trình bày phân cấp theo hình cây, ở trên cùng là thành phẩm và ở cấp dưới bao gồm các nguyên vật liệu hay thành phần cấu thành nên sản phẩm đó (sản phẩm trong sản phẩm). Mỗi thành phần cấu thành thường có thông tin tham chiếu như mã số thành phần (MPN), đặc tính cơ học, các mô tả (sơ đồ, chi tiết kỹ thuật…)…
Tự động điều chỉnh hàng tồn Mặc dù các yêu cầu đặc thù có thể khác nhau theo từng ngành nghề, phần mềm quản lý hàng tồn kho luôn có tính năng cơ bản là tự động điều chỉnh hàng tồn kho (tăng hoặc giảm) sau mỗi giao dịch bán-mua, xuất-nhập hay chuyển kho liên cửa hàng diễn ra.
Quét nhận diện sản phẩm Đây là một công nghệ phổ biến để theo dõi hàng tồn kho hiệu quả và thuận tiện, các thiết bị nhận diện điện tử là đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp muốn quản lý một số lượng lớn các sản phẩm được di chuyển, xuất nhập hàng ngày.Phần mềm kiểm kê hàng tồn kho cho phép tích hợp với máy quét mã vạch hoặc công nghệ nhận diện bằng tần số vô tuyến/sóng radio (RFID) để quét nhận diện sản phẩm nhanh chóng và hiệu quả trong các giao dịch xuất-nhập-chuyển kho…
Tự động tái đặt hàng Các hệ thống quản lý hàng tồn kho tiên tiến như SAP, Oracle, và Microsoft Dynamics cho phép thiết lập tính năng tự động đặt hàng lại khi một sản phẩm nào đó đang có số lượng tồn ở dưới định mức tồn kho đã được thiết lập trước đó.
Theo dõi hạn mức hàng tồn Tính năng này còn được gọi là thông tin hàng tồn năng động/thông minh. Thực vậy, biết trước một sản phẩm nào đó phải cần một thời hạn hàng tuần mới nhập kho được có thể là một cứu cánh với nhiều doanh nghiệp. NetSuite, Fishbowl, Epicor, và các hệ thống khác cho phép quản lý loại thông tin này và cảnh báo cho nhà quản lý kho khi hạn mức này vượt quá hay ở dưới tỷ lệ hợp lý.

Các chức năng quản lý hàng tồn kho rất đa dạng được các nhà phát triển cung cấp bằng cách tích hợp theo bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP), là phân hệ của phần mềm bán hàng POS, phần mềm kế toán doanh nghiệp hoặc tùy biến theo yêu cầu đặc thù cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau.

Cho dù mục đích ứng dụng có đa dạng ra sao nhưng mục đích cơ bản của phần mềm quản lý hàng tồn kho là phải cho phép các doanh nghiệp duy trì an ninh hàng tồn kho một cách chủ động. Dưới đây là một số các tính năng theo dõi hàng tồn kho nâng cao:

– Quản lý hàng tồn theo hạn sử dụng (expiry date)
– Quản lý thông tin hàng tồn kho theo vị trí kho, lô, kệ
– Quản lý hàng theo nhiều đơn vị tính (quy đổi đơn vị hàng hóa)
– Quản lý hạn mức tồn kho tối đa và tối thiểu, cảnh báo hàng tồn kho
– Quản lý hàng tồn kho theo định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials), hay còn gọi là công thức sản xuất, công thức chế biến
– …

Xu hướng thị trường

Ngoài các tính năng cơ bản, hiện nay các nhà cung cấp phần mềm không ngừng phát triển các tính năng quản lý hàng tồn kho tiên tiến nhằm gia tăng sức cạnh tranh của các doanh nghiệp. Điển hình là công nghệ phân tích thông tin lý lịch sản phẩm (product slotting analysis*) tiên tiến giúp các tổ chức xác định thông tin lịch sử hàng tồn kho, phân tích và dự báo xu hướng hàng tồn, đảm bảo những lần đặt hàng trong tương lai sẽ diễn ra đúng thời điểm, những mặt hàng nguy hiểm không được lưu trữ gần nhau…

Công nghệ nhận diện hàng hóa (tagging). Công nghệ quét mã vạch một chiều đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ nay, nhưng công nghệ quét nhận diện sản phẩm thời gian gần đây đã có nhiều cải biến giúp công việc nhận diện sản phẩm trở nên nhạy hơn, có chi phí rẻ hơn cho các doanh nghiệp nhỏ. Trong số các công nghệ quét mã vạch mới tiêu biểu phải kể đến công nghệ quét mã vạch hai chiều (QR Code), đây là dạng ma trận mã vạch cho phép nhiều thông tin được truyền đi để giúp nhân viên hay khách hàng tham khảo thông tin sản phẩm, xuất xứ nguồn gốc sản phẩm.

RFID. Công nghệ này trước kia chỉ được các công ty lớn sử dụng. Với giá thành đang trên đà giảm nên ngày càng có nhiều doanh nghiệp bán lẻ có quy mô trung bình ứng dụng. Công cụ này giúp nhà quản lý kho cập nhật thông tin hàng tồn nhanh hơn, chính xác hơn, cỉa thiện hiệu suất và giải quyết được các nút thắt cổ chai trong chuỗi cung ứng hàng hóa.

Bốc dỡ hàng hóa bằng giọng nói và ánh sáng. Những công nghệ mới nổi này được thiết kế để loại bỏ những thủ tục giấy tờ trong quản lý hàng tồn kho, đặc biệt cho các ngành sản xuất và phân phối. Công nghệ PTL (Picking-To-Light) sử dụng ánh sáng để xác định vị trí của các mặt hàng trong không gian kho (lô, kệ) và tự động tạo danh sách các hàng hóa cần bốc dỡ. Trong khi đó, công nghệ bốc dỡ bằng giọng nói (voice picking) sử dụng phần mềm nhận biết giọng nói để giúp người quản lý để tạo ra các danh sách hàng hóa cần bốc dỡ bằng cách đọc tên các sản phẩm.

Phần mềm dịch vụ (SaaS). Bán lẻ đang lãnh vực ứng dụng công nghệ điện toán đám mây sôi động nhất. Sử dụng phần mềm online cho phép nhà quản lý dễ dàng chia sẻ dữ liệu trên toàn bộ chuỗi cửa hàng, truy cập và hệ thống mọi nơi mọi lúc, cắt giảm được chi phí đầu tư ban đầu do không phải triển khai hạ tầng phần cứng phức tạp.

Tích hợp quản lý hàng tồn kho với mô-đun thương mại điện tử. Ngày càng có nhiều cửa hàng bán lẻ phát triển thêm các cửa hàng trực tuyến bên cạnh các cửa hàng gạch vữa truyền thống. Do vậy quản lý hàng tồn kho đồng bộ giữa hai kênh bán hàng online và offline là một thách thức độc đáo mới mà đa số các nhà bán lẻ chưa được trang bị công cụ để xử lý. Điều này có thể dẫn đến các mặt hàng sẽ bị dự trữ thiếu hoặc gây mất doanh thu. Các nhà bán lẻ thành công nhất hiện nay thường sử dụng các kho tại điểm bán hàng làm chính là một trung tâm phân phối. Do đó, khả năng chuyển kho liên cửa hàng, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, đồng bộ dữ liệu hàng tồn online/offline là những tính năng rất quan trọng.

Doanh nghiệp bạn cần loại phần mềm quản lý kho nào?

Theo lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh. Phần mềm quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp bán lẻ rất khác so với cho một công ty sản xuất. Các tính năng quản lý thông tin hàng tồn sẽ được thiết kế một cách phù hợp để đáp ứng nhu cầu chuyên biệt của từng lĩnh vực kinh doanh. Và thậm chí các yêu cầu quản lý hàng tồn kho của các ngành nghề trong riêng lĩnh vực bán lẻ đôi khi cũng rất khác biệt. Thực vậy, trên thị trường có những phần mềm giải quyết nhu cầu quản lý hàng tồn kho chuyên biệt cho các cửa hàng phụ tùng ôtô-xe máy, nhà hàng-cafe, cửa hiệu thời trang… song song với các giải pháp quản lý hàng tồn kho tổng thể được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý hàng tồn kho cho mọi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ.

Theo quy mô doanh nghiệp. Kiểm soát hàng tồn kho tại một cửa hàng đơn lẻ đơn giản hơn ở chuỗi gồm 3 hoặc 4 cửa hàng, điều này lại càng phức tạp hơn nữa khi bạn phải duy trì kiểm soát hàng tồn kho trên một trăm đơn vị nhượng quyền thương hiệu. Hãy yhaanj trọng khi chọn một phần mềm quản lý hàng hóa phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn, Ví dụ, bạn không cần phải đầu tư một số tiền lớn để mua một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho quá mạnh mẽ so với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Theo nhu cầu triển khai. Một số doanh nghiệp chỉ muốn tìm mua phần mềm quản lý hàng tồn kho độc lập (standalone), trong khi những công ty khác lại tìm kiếm một ứng dụng quản lý hàng tồn kho tích hợp (full suite integrated) trong một bộ giải pháp ERP tổng thể bao gồm rất nhiều tính năng khác như kế toán, quản lý dự án, dự toán, quản lý chuỗi cung ứng, công cụ BI…, hoặc được tích hợp với các tính năng cụ thể tùy biến (customized) theo yêu cầu đặc thù cho doanh nghiệp của bạn.

(*)
“Phân tích thông tin lý lịch sản phẩm” (product slotting analysis) là quá trình sử dụng dữ liệu liên quan đến một sản phẩm (chất liệu, thuộc tính, mục đích sử dụng…) rồi kết hợp với thông tin của các sản phẩm khác cùng được lưu trữ trong kho, qua đó xác định vị trí lưu kho, điều kiện bảo quản tốt nhất dựa trên các công cụ phân tích thông tin vật liệu có sẵn.

 

Advertisements